Organisation de l'engagement
Organisation de l'engagement
Comment la Fondation pour la protection des sites naturels du Nouveau-Brunswick est devenue un chef de file provincial en matière d'organisation de l'engagement.
ÉCRITE PAR : MATT PRICE, SPÉCIALISTE DE L'ENGAGEMENT POUR NATURE CANADA
Depuis sa fondation en 1987, la Fondation pour la protection des sites naturels du Nouveau-Brunswick a toujours été gérée par des efforts de la base, avec des bénévoles qui ont intégré l'organisation pour conserver et gérer les zones naturelles essentielles du Nouveau-Brunswick et pour sensibiliser les Néo-Brunswickois à l'importance de ces espaces.
Avant 1992, tout le travail de la Fondation, y compris la coordination des bénévoles, l'acquisition de réserves et la communication, était effectué dans des maisons et des bureaux privés jusqu'à ce qu'un espace de bureau dédié soit trouvé, ce qui a entraîné une augmentation de la capacité des bénévoles et du personnel.
Au fil du temps, les méthodes d'organisation des bénévoles et de gestion des données ont évolué, ce qui a laissé l'organisation à la traîne. Lorsque Renata Woodward est devenue directrice générale de la Fondation en 2009, un logiciel de base de données appelé GiftWorks était en place et de multiples feuilles de calcul étaient utilisées pour assurer le suivi des donateurs et des bénévoles. À l'époque, seul un certain personnel gérait les données et il n'existait pas de système de partage des informations entre les employés.
Au fil des ans, Renata a reconnu que l'organisation avait besoin d'un nouveau système de gestion moderne qui permettrait non seulement de suivre les bénévoles, les sympathisants et les donateurs, mais aussi de répondre à leurs efforts et besoins individuels au sein de l'organisation. En 2014, l'équipe de la Fondation a été invitée à se joindre à d'autres organismes environnementaux à but non lucratif de Toronto lors d'un rassemblement d'organisation de l'engagement parrainé par la Fondation Gosling. Ils ont immédiatement accepté.
« Lorsque j'ai assisté à ce rassemblement, j'ai réalisé qu'il ne s'agissait pas seulement d'introduire une base de données de gestion dans l'organisation », a déclaré Renata. « Il s'agissait de faire la transition vers une toute nouvelle façon d'impliquer les gens à leur propre rythme et à leur propre niveau, et d'ouvrir la porte à de nouveaux groupes démographiques que nous n'avions pas engagés auparavant ».
L'organisation de l'engagement est une approche qui marie l'organisation, la technologie et une culture de développement du leadership chez les autres. Cela inclut le passage à un modèle qui met l'accent sur l'établissement de relations et la mobilisation des partisans au cœur du travail pour créer une organisation résiliente et efficace.
La Fondation, désireuse d'entamer une restructuration, a commencé à utiliser un logiciel de gestion de la relation client appelé Salesforce, qui fait office de base de données complète pour l'ensemble du personnel et des membres du conseil d'administration. Ayant constaté l'impact positif que l'organisation de l'engagement peut avoir sur un organisme environnemental à but non lucratif, l'organisation a pris la décision de créer un poste d'organisateur de l'engagement pour gérer la base de données, s'engager auprès des bénévoles et former le personnel. Il s'agissait d'un nouveau départ pour la Fondation qui a changé la culture organisationnelle.
Pendant des années, les succès de l'organisation ont été le fait d'individus, un membre du personnel prenant la tête et le crédit des projets. Le passage à l'organisation de l'engagement a éliminé le « moi » des tâches et s'est concentré sur une approche « nous », ce que le personnel a trouvé parfois difficile à réaliser.
« Tout le monde avait l'impression de perdre le contrôle », a déclaré Renata. Notre personnel était habitué à pouvoir dire : « J'ai accompli cela », et avec ce changement, les célébrations se sont plutôt transformées en « nous avons accompli cela en travaillant ensemble ».
Le personnel de la Fondation a utilisé cette restructuration pour développer davantage les relations avec les bénévoles en leur donnant des objectifs et des responsabilités partagés au sein de l'organisation. Ce modèle de « leadership distribué » a été très utile pour les groupes d'intendance « Friends of... » de la Fondation, qui sont répartis dans toute la province. Ces groupes de bénévoles communautaires sont formés et reçoivent des descriptions de tâches claires sur la façon de gérer une réserve naturelle spécifique, et ils sont responsables de l'intendance de leur réserve naturelle. Ils sont responsables de l'intendance de leur réserve naturelle, notamment de la planification des nettoyages, de l'entretien des sentiers et de la surveillance. Le chef de groupe rend compte fréquemment à la Fondation de toute information ou besoin concernant la propriété.
« Le leadership distribué continue de croître et de s'épanouir au sein de notre organisation. Certains groupes prennent l'initiative de collecter eux-mêmes des fonds pour leur réserve, et d'autres prennent l'initiative de la formation », a déclaré Renata. « Récemment, nous avons eu une chef d'équipe qui a dû partir, et elle a trouvé et formé sa propre remplaçante, ce qui montre à quel point elles peuvent être pleinement opérationnelles ».
La Fondation a également créé une échelle d'engagement grâce à ce nouveau modèle, où les donateurs et les supporters sont engagés en fonction de leur niveau relatif d'implication. Le but ultime est de les aider à gravir l'échelle pour atteindre leur objectif au sein de la Fondation.
L'association s'efforce également de s'engager auprès de personnes qui n'ont pas de formation en environnement et qui ont des intérêts et des compétences différents.
Un exemple récent de cela provient de leur projet Conservation on Canvas. En 2013, la Fondation a été approchée par un artiste qui voulait peindre des portraits de 33 de ses réserves naturelles afin de sensibiliser les gens à la biodiversité naturelle du Nouveau-Brunswick.
En collaborant avec l'organisation pour mener à bien ce projet et en apprenant à mieux connaître son travail, l'artiste a « gravi les échelons » de l'engagement, passant du statut d'observateur à celui d'ambassadeur, et fait désormais partie du conseil d'administration de la Fondation. Il prend également la parole lors d'événements au nom de l'organisation. Cela a permis à l'organisation d'atteindre de nouveaux partisans et de susciter l'intérêt de personnes qui n'étaient peut-être pas au courant du travail de la Fondation.
« Ne vous contentez pas d'essayer d'impliquer un seul groupe de personnes », a déclaré Renata. « Allez parler aux artistes, aux étudiants, aux informaticiens, aux entreprises. Parlez aux employés de bureau qui veulent sortir. Ne vous contentez pas de vous engager auprès des mêmes personnes, encore et encore, en espérant obtenir les mêmes résultats ».
Grâce à des essais et des erreurs au cours des deux dernières années, la Fondation pour la protection des sites naturels du Nouveau-Brunswick est devenue l'un des chefs de file canadiens en matière d'organisation de l'engagement et est maintenant sollicitée par d'autres groupes et organismes gouvernementaux pour expliquer son fonctionnement.
« Mais nous ne nous contentons pas d'échouer, nous apprenons de ces erreurs et les utilisons pour améliorer nos systèmes et notre communication ».
- RENATA WOODWARD
Renata reconnaît que le conseil d'administration et le personnel de la Fondation sont dans un état d'apprentissage constant avec ce changement organisationnel. « Nous nous débattons et connaissons des échecs tous les jours, qu'il s'agisse de la saisie de données, de l'envoi d'un message erroné, de l'engagement insuffisant ou excessif des gens », a-t-elle déclaré.
Les prochaines étapes de l'organisation de l'engagement de la Fondation ont consisté à travailler à l'augmentation de la conservation des terres au Nouveau-Brunswick par le biais de leur première campagne de sensibilisation, Conservez notre N.-B. La Fondation a également travaillé à finaliser la création d'un nouveau service de communication et d'organisation de l'engagement.
La Fondation avait fait ses preuves avec le concept d'organisation de l'engagement depuis que nous l'avions présenté lors de la première réunion de Better Organizations for Nature - a Community of Practice (BON-COP) en Ontario, en 2016.
Les concepts de leadership distribué et de gestion des données ont été essentiels dans cette transition. Une nouvelle théorie du changement a également été élaborée afin d'orienter la planification stratégique de l'organisation et de sensibiliser davantage les gens à la cause de la conservation des terres dans notre province :
« Si les amoureux de la nature au Nouveau-Brunswick travaillent ensemble pour mobiliser les gens autour des efforts de conservation dans leurs communautés, alors nous pourrons défendre et conserver nos zones naturelles les plus chères, soit 17 % de la province d'ici 2020, parce que les propriétaires fonciers seront impliqués dans l'intendance de leurs terres, le gouvernement sera motivé pour étendre les zones protégées et les citoyens seront directement impliqués dans la prise en charge de nos terres et de nos eaux les plus précieuses ».
En 2018, la Fondation a créé une communauté de pratique locale au Nouveau-Brunswick (BON-COP NB), afin de travailler avec d'autres organisations environnementales et provinciales sur les sujets de l'organisation de l'engagement et de créer des partenariats plus solides avec les organisations environnementales non gouvernementales.
L'ENGAGEMENT EN ORGANISANT, DES RÉSULTATS D'ÉVÉNEMENTS :
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